コラム

  1. HOME
  2. インタビュー記事
  3. 他大学に先駆けたイベントを続々実施。ASF運営の実態と組織づくりに迫る

他大学に先駆けたイベントを続々実施。ASF運営の実態と組織づくりに迫る

 

2020年に発生した新型コロナウイルスは、大学でのイベント開催にも大きな影響を与え、当時は中止の判断をする大学も多くありました。

そんな中、上智大学の同窓会組織である上智大学ソフィア会 (以下ソフィア会) では、2020年度から他大学に先駆けてオンライン配信でのイベント開催を決定。
2022年度にはオンラインとリアルを掛け合わせた「ハイブリッド型ホームカミングデー」を実施しました。

まだまだコロナの影響でイベントの中止やオンライン開催を決める大学が多い中、どんどん新しい形での開催を進めています。

今回、上智大学ソフィア会が開催する「All Sophians’ Festival (以下ASF)」を取りまとめる金谷武明さまと、ソフィア会事務局の宮崎桃子さまにお話をうかがい、コロナ禍におけるイベント運営のポイント、ASF実行委員会と現役生との連携、ソフィア会ならではのキラーコンテンツなどをご紹介いただきます!

 

(写真左) 金谷 武明さま
1995年に上智大学法学部法律学科を卒業。上智大学ソフィア会常任委員を務める。
就職氷河期のため就職できず留年、1社目の会社を3ヶ月で退職し無職を経験する。
現在は外資系ネット企業勤務。インターネットの安全安心活動などに携わる。

(写真右) 宮﨑 桃子さま
2017年に上智大学法学部地球環境法学科を卒業。現在は上智大学ソフィア会事務局職員と、IT企業のウェブ保守・総務 / 労務担当のダブルワーク中。
犬と猫とベーグルが大好き。

 

 

現役生と卒業生が協力して運営するAll Sophians’ Festival。双方に生まれるメリットとは

ーー本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございます!
まずは自己紹介も含めて、ASF実行委員会におけるお2人の業務について教えてください。

金谷氏
こちらこそよろしくお願いします!
僕は2010年くらいから若手向けのOBOG会の運営や代表を務めていたのですが、それまでのASFの実行委員長から声がかかりまして、2014年、15年とASFの実行委員長を務めました。

2016年からは総指揮として現場責任者のような感じとなっています。運営に携わるのは今年で9回目になります。

宮崎氏
よろしくお願いします。
ソフィア会事務局は、同窓会組織として事務局を統括している場所になります。

ASFはソフィア会主催で開催していて、私はサポートという形で入らせていただいています。

金谷氏
僕らは卒業生のボランティアとして加わっていて、宮崎さんはソフィア会事務局の職員としてサポートしてくれています。

 

ーー「All Sophians’ Festival」の名称の由来って?

金谷氏
ソフィアンの定義は狭義と広義のものがあって、狭い定義だと基本的に上智大学の卒業生を指します。

ただ、卒業生だけではなく現役生や教職員、地域の方、家族など、皆さんに開かれたイベントであるという意味で「All Sophians’ Festival」としています。

 

ーーASFの特徴はどのようなところにあるのでしょうか?

金谷氏
大きな特徴の1つは、大学主催ではなく、ソフィア会が主体となって企画し、大学が協力してくれる形で開催していることかな、と思います。

卒業生のボランティアが現役生の学園祭実行委員会の力を借りて、基本的にボランティアベースでやっている大学は全国でも少ないのではないでしょうか。

宮崎氏
あと、ほとんどのホームカミングデーは9月以降の秋に実施されるところが多いと思いますが、ASFは毎年5月に開催しています。

 

ーーソフィア会と学園祭実行委員会 (以下、ソフィア祭実行委員会) が一緒になってASF運営に取り組むことで、ソフィア会側と学生側それぞれにどのようなメリットがあるのでしょうか?

金谷氏
ソフィア祭実行委員会の方々を中心とした現役生の力は本当に重要で、さまざまな形でイベントをサポートしてもらっています。

例えば、ゴミ捨ても通常のゴミ箱は全部ふさいで、専用のゴミ箱を作って全て管理したり、装飾物の制作、オンライン配信、広報や野外ステージの設営など、イベント全般を幅広く手伝ってもらっています。

社会人のボランティアの人数が十分とはいえない中で、ソフィア祭実行委員会の方は150人ぐらい来てくれます
人手の確保という部分でも、すごく助かっています。

 

金谷氏
あとは、ソフィア祭実行委員会がいてくれるおかげで、実行委員会の年齢層の幅が広がるんです。「世代のダイバーシティ」といいましょうか、僕はこれを重要だと思っています。

例えば、特定の世代の人たちが集まって企画すると、その世代にだけうけるような企画になってしまうこともあるかな、と思うんですよね。他の世代の視点が抜けてしまうというか。

ホームカミングデーは誰もがウェルカムされるものにするべきだと思いますし、「行ってみたけど全然自分がいる場所ではなかった」という気持ちにさせてしまうのはよくないですよね。

そういう意味では、10代20代の方々が運営に参加してくれるおかげで、若手層にも「楽しい」「面白い」と思ってもらえるイベントに出来上がることは大きなメリットだと思っています。

 

ーーなるほど。幅広い年齢のスタッフの力とアイディアでイベントに相乗効果を生み出し、若手からベテラン層にも楽しんでもらえるASFとなっているのですね!
学生側のメリットとしてはどのようにお考えでしょうか?

金谷氏
現役生のメリットとしては、ASFが5月に行われて、半年後の11月にソフィア祭 (学園祭) があるので、学生にとっても予行練習になるとよく聞きます。

同じステージではありませんが、イベントのプロセスを一通り理解することができていいリハーサルになるらしいです。

金谷氏
あと、僕が期待するメリットとしては、社会人と約半年に渡り一緒に作業をしていくので、就活にも活かせるような社会人慣れができることです。

結構ガチ議論したりもしますからね(笑)。

僕が就活に励んでいた頃は、そもそも社会人と話す機会がなくて、どう接していいかわからないことが結構ありました。実行委員会の活動をしていると自然と社会人にも慣れると思いますし、実行委員の中にはさまざまなバックグラウンド、つまり業界・職種の卒業生がいますので、上手く就活に役立ててほしいなと思っています。

でも実際みんな良い会社に就職されている気がしますね。役立っているのだと思います(笑)。

 

オンサイトとオンラインのハイブリッド開催。参加者と実行委員会が望む開催の形

ーーASF開催に向けて、チーム毎に運営を進められたそうですね。

金谷氏
2022年度はオンラインとオンサイトのハイブリッドで開催しようと早い段階で決めていました。

最初はオンラインチームとオンサイトチームで分けて動くことも考えたのですが、もし、開催が近づいてコロナ感染者が増え始めて「オンサイトでの開催は無理だよね」となったときに、片方のチームはやることがなくなりモチベーションも下がってしまうのは避けたかったんです。

そこで、オンライン・オンサイトで分けるのではなく、共通する役割を見出して、「ロジチーム」「企画チーム」という体制に変更しました。

 

ーーロジチームとはどのようなことをするチームなのでしょうか?

金谷氏
ロジチームとは「ロジスティクスチーム」のことです。イベントを開催するために必要な手続きをしたり、オンライン配信の準備をしたり、野外ステージを準備したり、大学側に施設や設備の利用許可の申請をしたりといった、イベントの土台を作るのがロジチームです。

企画チームは、企画を考えるというより、さまざまな企画を統括して取りまとめるチームという感じですね。

ーーたしかにこのチーム体制なら、開催方法がどのようになってしまってもチーム一丸となってイベントを作り上げることができますね。
早い段階でハイブリッドでの開催を決めていたとのお話でしたが、どのような経緯でハイブリッド開催に踏み込んだのでしょうか?

金谷氏
コロナの影響で2年間キャンパスでの開催ができなくて、「早くまた現地で楽しみたい」という方も多くいらっしゃいました。
世の中的にもハイブリッドができそうな雰囲気もありましたし、「できるのだったらオンサイトでもやろう」と思ったのです。

実行委員会側としても、オンサイト開催ならイベントが終わった後に撤収して反省会や打ち上げをやって終わるんですけど、オンライン開催だと電源を切った瞬間に終わってしまうため、イベントの余韻がなさすぎて達成感も得られにくいんですよね。

参加者側の気持ちももちろんですが、イベントを作り上げる実行委員会のモチベーションなどいろんなことを考慮した結果、ハイブリッドでの開催に挑戦することにしました。

 

2020年度から他大学に先駆けオンライン配信を決定。次々と生み出されたキラーコンテンツ

ーー2020年度当時のASFについてのお話も聞かせてください。コロナが蔓延し始めてほとんどの大学がイベントや行事の中止を判断した中、オンラインホームカミングデーをいち早く実施したのが5月開催のASFでした。

コロナ禍で最初にホームカミングデーを開催することにぶつかったソフィア会ですが、当時のオンライン開催に踏み切った経緯を教えてください。

金谷氏
2020年になって実行委員会を作った当初は、コロナのコの字もありませんでした。例年のように2週間に1回ぐらい集まってミーティングをしていたんですけど、急にコロナが流行りだして、最初は何とかなるだろうと思っていました。

しかし、結果としてどんどん状況は悪化していき、ギリギリまで判断を遅らせたのですが、最終的に大学との話し合いの結果「今年はオンサイトでの開催は控えましょう」となり、オンサイト開催は完全に諦めました。

時期はすでに3月後半、本番まで2ヶ月しかない状況でした。ですが、メンバーで話し合った結果「オンラインならできるんじゃない?」って話になったんです。

当時の実行委員長は比較的ポジティブな方で、僕も撮影や配信は趣味でも仕事でもやっていたのでオンライン配信のやり方はある程度理解できていたため、「何とかなるんじゃないか」とオンライン開催を決めました。

 

ーーオンライン配信のノウハウはあっても、いざ実行するとなると大変なことも多いと思いますが、一番大変だったことは何でしたか?

金谷氏
延べ1万人ぐらいの方が視聴する可能性があり、とにかく配信を切らさないことを考えていました。

配信が切れてURLが変わってしまうと、多くの人たちが新しい配信にたどり着けない可能性があります。1チャンネルでの配信でみんなが同じチャンネルを観るので、関わってるメンバーはすごい緊張感の下で配信していましたね。

また、配信を円滑に行うために別枠でZoomを立ち上げて控え室みたいなものを作り、誘導係などいろいろ配置して進めていきました。結果、配信自体は何のトラブルもなく進められました。

 

ーー1回目のオンライン配信となった2020年度の経験を踏まえて、2021年度に改善されたことはありますか?

金谷氏
2021年度は世の中がZoomなどに慣れて、そして飽きて「オンライン疲れ」みたいになり始めていました。昨年と同じことをやっても退屈に感じられてしまうので、さらに発展させた内容にしようと考えました。

そこで、2021年度は運営メンバーが学校に集まって配信を行い、チャンネル数も2020年度は1チャンネルだったのを、3チャンネルに増やしました
メインチャンネル、講演会チャンネル、Sophians around the worldの3つです。

オンラインでやるならオンラインでやるメリットを最大限に活かそうということで企画したのが「Sophians around the world」で、世界中のソフィアンの人たちを繋ぐ内容になっています。

あとは、例年ASFと同日開催している卒業50年、40年、25年、15年の方々の祝典である金祝・ルビー祝・銀祝・銅祝も開けなかったので、各祝世代の人たちに来てもらい、各世代のお話を聞き、共通項や違いなどを浮かび上がらせ、相互理解が深まるような企画もやりました。

 

ーー話は2022年度に戻りますが、今年度はどのような企画コンテンツに力を入れましたか?
人気だった企画やASFならではのコンテンツについても教えてください。

金谷氏
2022年度は若い世代の人に身近で活躍するソフィアンの姿を見せたいと思って企画したものが多く、昨年から始めた企画としては「チャリティーオークション」があります。

あとは宮崎さんが担当されている「物産展」では、全国のソフィアンが作っているものをオンラインで紹介して購入もできるようにしています。

 

金谷氏
これも昨年から実施していますが、「ぶらり上智」という企画があります。

上智大学のキャンパスは最近どんどん新しくなっていて、遠くにいるソフィアンは最近の上智を見てみたいと思うんです。当日ライブ配信ができればいいんですけど、歩きながら安定した配信をするのは技術的に難しいので、みんなでぶらぶら歩いてる映像を撮って、当日は音声は流さず、映像を見ながら話すという形式にしています。

僕も出演しているんですけど、そんなに話が上手いわけじゃないんですが素人っぽさもいいかなと思っています。プロのアナウンサーの方もいてくれますし、コンテンツとしていろんな見せ方が成り立つだろうと考えています。
「だろう」ぐらいの感じでやってますね(笑)。

 

宮崎氏
「今のキャンパスを見たい」という需要はすごくあるみたいです。

ソフィア会のWebメディアを運営してるんですけど、大学の工事が進んでいる様子を写真で投稿したり記事にしたりすると、ほかの記事と全然比べ物にならないほど多くの方に見ていただけます。
今の上智大学の様子を映像として観れて、実際の状況を言葉で説明してもらえる番組は、1つのキーコンテンツになるのかなと思います。

あとは、目玉企画として「ゆる婚」も人気ですね。ゆる婚に関する記事もすごく読まれます。

金谷氏
ゆる婚が人気なのは上智ならではの理由もあるかなと思います。

僕が聞いた話を簡単にまとめると、大学を選ぶという大きな決断の中で上智に進学した人たちは、似たようなところがあったり気が合う方が多かったりするケースが多いんですよね。一緒にいて居心地がいいというか。
ただ、大学にいるときはその居心地のよさに気がつかない。社会に出た後、上智にいたような居心地の良さを感じることはほとんどなくて、「上智大学の異性ってすごく魅力的だったんだ」と気づき、やっぱり上智の人と結婚したい、お付き合いしたい、という人が結構いるって話を聞きました。

僕も昔は「大学が一緒だから何?」と思ってたんですけど、実際こういう集まりに参加してみると同窓の集まりが短時間でめちゃくちゃ盛り上がるなと僕自身も感じています。
大学の同窓生って凄く意味があるように感じています。

宮崎氏
上智大学には教会があるので、「教会で式を挙げたい」というお問い合わせもよくいただきます。

卒業生同士で結婚されて教会で式を挙げて、上智愛がある卒業生が多いのかなという印象です。

 

オンライン配信3年目。見えてきた課題と工夫

ーー今年度はハイブリッドでの開催に成功されましたが、準備や当日の運営で苦労したことはありましたか?

金谷氏
オンライン配信も3年目になり、もともと詳しいメンバーがいることもあって、いろいろと高度なこともできるようになりました。でも、やることが高度になりすぎているのではないか、と感じています。

本格的なカメラや配信ソフトを使ってオンライン配信をしているので、配信に関しては撮影やパソコンが不得意、慣れていない、という方にやってもらえることがあんまりないんです。

もちろん最初から関わっていただければ役割がないわけではないんですが、途中から手伝いに来てくださった人に簡単に任せられるものがないという問題がありましたね。役割分担を上手く見直しながら進めていかなきゃなと思います。

 

ーーオンラインコンテンツが日常にあるのが当たり前の時代になったからこその悩み…。実行委員会メンバーの得意分野を見きわめて役割分担することが大事ですね。
視聴者や参加者からの反応はいかがでしたか?

金谷氏
海外や遠方に住んでいてオンラインでしか参加できない方には「やってくれてありがとう」と言っていただけたり、現地での参加者からも「やっぱり四谷キャンパスでの開催はいいよね」という声も聞きました。

ハイブリッドでやってよかったなと本当に思います。

宮崎氏
今年度は現地での飲酒をNGにしたのですが、そのおかげで安心して参加できたという方もおり、家族連れの参加者も増えて、ベビーカーを押して来てくださる方も多かったです。

参加者層の幅が広がったんじゃないかなと感じているので、来年以降も継続してほしいと期待しています。

 

ーー海外在住の卒業生に満足してもらえるように工夫しているポイントはありますか?

金谷氏
重視しているのは時差の考慮です。7〜8時間ほどのイベントですので時差を考慮しながら開始時間を調整することで、世界中の皆さんがリアルタイムで楽しめるように意識しています。

例えば日本での放送時間が、海外だと深夜になってしまったら「結局海外に住んでいる自分たちのことは考えてないんだ」と思われてしまう可能性もあるので、時間帯は十分に配慮しています。

あとは、ソフィア会の国際委員会という、海外の各地域のソフィア会を束ねている委員会があるんです。
親しい人だけを呼ぶのではなく、ソフィア会の国際委員会を通してオープンな窓口でアプローチしているのも割と大きいかなと思いますね。

 

イベントを成功させるためのカギは「実行委員会の体制づくり」

ーーASFは実行委員会と事務局が二人三脚で創り上げているイベントだとお話を聞いていてすごく実感しました!
さいごに、2023年度の開催に向けて、改善していきたい点や展望をお聞かせください。

金谷氏
ここ数年新たなチャレンジが続いていたので、来年は新しいチャレンジをするよりは、今年できたことをレベルは維持しつつも上手く手を抜き、もっと楽しくやれるようにしたいな、と考えています。実行委員自身がより楽しめるような。

コンテンツ的には新しいことはあんまり考えてないのですが、コロナ禍で始まったオンライン配信で世界中のソフィアンを繋ぐことができたので、コロナが落ち着いたとしてもそれは続けていきたいです。
ですので、オンライン配信と四谷キャンパスでの開催のバランスを、どう上手く取っていくかが大事になってくるかなと思います。

野望としては「All Sophians’」と言ってるぐらいなので、全てのソフィアンに参加してもらえるようなイベントにしたいですね。
それに向けて、まずは1人でも多くのソフィアンの人に振り向いてもらえる、振り向いてもらった時に参加しやすいイベントにしていきたいです。

誰も置いてけぼりにしないイベントにしたいですね。 少しずつでも近づけていきたいと思います。

宮崎氏
現地での準備や配信など、注意を向けるところが多くなってきて、目が行き届かなくなる部分も出てきてしまうと思います。

皆さんが楽しみにされている学部同士での同窓会といった企画もしていますので、事務局としてはスケジューリングの部分もしっかり計算したうえでご案内を徹底していきたいです。

 

ーーありがとうございます! ソフィア会ならではのキラーコンテンツだけでなく、実行委員会のチーム体制や役割分担の工夫、現役生との連携など、イベント運営における「組織づくり」という側面でも勉強になることばかりでした。

金谷氏
これは本当に強く思うのですが、イベントを成功させるためには実行委員会の体制づくりがすごく大事だと思っています。

僕が実行委員長になる前は毎年実行委員長が変わっていて、ある程度メンバーは同じなんですが、実行委員会に継続性は少なく、事務局の皆さんの負担で成り立っているような形でした。

「これでは長期的にはどこかで行き詰まるだろう」と、実行委員長を2年務めた後も総指揮として残り、長期的・安定的に運営できる実行委員会作りを目指してきました。
その際に意識したのは、実行委員長で残り続けてもしょうがないので、総指揮ではあるが組織上は副委員長という位置づけにすることで、実行委員長は別途選び、実行委員長を支え、そのカラーを上手くその年のASFに取り入れつつも、全体としてはなるべく同じ体制で回せるような組織づくりを心がけてきました。

運営メンバーをどうするかは、イベントを成功させるうえで非常に重要だと思うんです。毎年毎年メンバーが変わっていって、行き当たりばったりになるような組織ではダメです。
毎年同じような体制で回せる組織であることはイベントを成功に導くうえで重要かなと思います。

これからも委員会の体制づくりにもしっかり目を向けて、最高の委員会メンバーで、メンバー自身も楽しみながら最高のASFを作り上げ、上智を盛り上げていきます。

四谷キャンパス ソフィアンズクラブにて記念撮影
取材へご協力いただき、ありがとうございました!

 

関連記事

お電話でのお問い合わせはこちら

03-6380-9904

平日 10:00~19:00