【イベント担当者必見！】大学のオンラインイベントに最適なツールをご紹介
新型コロナウイルスの影響により対面のイベントが自粛される中で、オンラインイベントの需要が高まっています。
これは大学で行われる各種イベントも例外ではありません。
しかし、オンラインイベントを実施しようと考えてもさまざまなツールがリリースされており、どのツールを用いればよいか迷われる方もいらっしゃるのではないでしょうか。
オンラインイベントを成功させるには、イベントに合わせたオンラインツールの選択が大切です。
今回は大学で実施される各イベントに最適なオンラインツールをご紹介します。
＜目次＞
オンラインイベントのメリットとは？
オンラインイベントのメリットは大きく3つあります。
まずはオンラインイベントのメリットを理解し、最良のイベント運営に役立ててください。
コストの削減
1つ目はコストの削減です。
これまでのリアルな場でのイベントを開催するためには、会場を押さえたり運営スタッフを用意したりなどコストや手間がかかっていました。
オンラインイベントはこうした事前の準備が大幅に削減されるため、運営を担当する方の負担を大幅に減らすことができるでしょう。
会場に左右されないイベント運営が可能になる
2つ目は会場に左右されずにイベントを開催できることです。
たとえば、会場のキャパシティに依存することがなくなります。オフラインのイベントの場合、ある程度の参加者数を予測したうえで会場を設定しなければいけません。参加人数に対して会場が大きすぎても小さすぎてもいけないので、イベント会場の手配は担当者にとって苦労する部分の1つといえるでしょう。
一方のオンラインイベントは、キャパシティや場所を気にすることなく実施できます。一度に大人数を集客することもできますし、多くの方が参加できるように時間帯をずらして複数回行うといった運用も可能でしょう。
柔軟なイベント設計ができるのもオンラインならではのメリットです。
くわえてリアルで開催するイベントは、遠方に住んでいる方や海外在住の方の参加が難しいケースがあります。オンラインイベントの場合、通信環境さえ整っていればどこにいてもイベントの参加が可能です。
これまで参加できなかった層にもアプローチできるため、新規来場者数の向上へつなげることもできるでしょう。
参加者のアクセス情報を収集できる
オンラインイベントでは、参加者のアクセスデータを収集しやすいのもメリットの1つです。
どれだけの人数が参加したかはもちろん、属性や地域、滞在時間なども可視化できるので、今後のイベント運営に活用することができます。
たとえば登壇者が一方的に話すコンテンツの来場者数が少なければパネルディスカッション形式にしたり、人気のコンテンツをより視聴者数が確保できる時間帯へ移動したりなど、次回への改善点を検討しやすく、イベントのクオリティ向上に大きく貢献するでしょう。
オンラインイベントの配信方法を知る
オンラインイベントというと、ZoomやYouTubeを用いてリアルタイムで配信する方法がイメージしやすいでしょう。
しかし、配信方法にはいくつか種類があることをご存知でしょうか。
まずはオンラインイベントの配信方法についてご説明します。
収録配信
収録配信とは文字通り、事前に撮影しておいたコンテンツを配信したい日に合わせて公開する方法です。
登壇者や出演者、イベントの担当者が納得いくまでコンテンツを作り込むことができるメリットがあります。
また、イベント当日にトラブルが発生するリスクも少なく、スムーズなイベント運営を実現できるでしょう。収録による配信は、視聴者との相互のコミュニケーションの必要性が少ないセミナーや講演会などのコンテンツでの活用がおすすめです。
また、収録した内容をアーカイブとして蓄積していくこともできます。
ライブ配信
ライブ配信とは、イベントの様子をリアルタイムで撮影し映像を配信する方法です。収録では伝わり切らない臨場感を視聴者に与えられるのがメリットといえるでしょう。
くわえて視聴者とコミュニケーションをとることができるため、その場で質問に答えることも可能です。双方向にやり取りしたいイベントや、著名人による対談、トークショーなどでの利用をおすすめします。
また入学式や総会など、視聴する側にとって重要なイベントにも向いているでしょう。
バーチャルイベント
バーチャルイベントとは、インターネット上で式典や展示会、見本市などを仮想空間に再現したイベントを指します。
バーチャルイベントの会場内に各出展者のブースを設置したり、セミナー会場を構築することができ、リアルなイベントの形式に近い方法といえるでしょう。
各ブースに訪れた方がリンクから詳細説明を読むことができたり、ブース担当者とのチャットにつなげたりすることもできるため、展示や出店、物産企画に向いているといえます。
イベントの種類ごとに最適なオンラインツールを選択する
イベント運営者にとって、オンラインツールの選定は容易ではありません。
現在オンラインツールは数多くリリースされており、実施したいイベントに適しているツールを見つけにくいのが実情でしょう。
ここからは、各種ツールとその利用に適したイベントについてご説明します！
昨年のホームカミングデーで使用されたオンラインツールまとめ
昨年度は約40校の大学がオンラインツールを用いたホームカミングデーを実施しています。
そのなかでも最も使用されたツールはYouTubeです。次点でZoomが続き、 Webexやfacebook、VRなども少数ながら使用されています。
下記が使用数を表したグラフです。
使用オンラインツール以外に、配信方法や企画コンテンツなどそのほかの統計について知りたい方は、下記の記事をチェックしてみてください。
Zoomミーティング・Zoomビデオウェビナー
【適しているイベント】
● 交流会・懇親会
● キャリア・進学相談会
● 講師を招いたセミナー
● 大規模なカンファレンス など
Zoomミーティングは高い知名度を誇るオンラインツールの1つです。
使い勝手がよく、誰でも簡単に参加することができるため、ビジネスはもちろん一般の方のコミュニケーションツールとしても利用されています。
Zoomミーティングはホストとゲストのコミュニケーションが取りやすいため、交流会、懇親会、キャリア・進学相談会などに適したツールといえるでしょう。
ホワイトボード機能や画面共有機能を用いることで、オンラインとはいえ密度の濃いやりとりを実現します。
ただしZoomといっても、ZoomミーティングとZoomビデオウェビナーの2種類があることに注意しましょう。
Zoomミーティングは視聴者との距離が近く、ゲストも自由に発言することができます。一方でZoomビデオウェビナーは有料プランのみ用意されており、参加者はホストの許可がなければ発言や画面共有をすることができません。
最大10,000名まで参加人数を設定できるため、大規模なカンファレンスの実施に適しています。
Zoomミーティングは比較的小規模で視聴者とのコミュニケーションを取りやすいツール、Zoomビデオウェビナーはパネラーや講師をたてるような大規模なイベントに向いているという違いを理解しておきましょう。
Webex Meetings・Webex Events
WebExの機能はZoomとほとんど遜色ありません。メリットを挙げるとするならば、セキュリティの高さです。
改善されたとはいえ、Zoomは過去にセキュリティ面の脆弱性が露見しました。Webexは世界最大のコンピュータネットワーク機器開発会社であるciscoが提供しており、安全面に定評があります。
イベントをきっかけにして情報漏洩などのトラブルが起きないか不安な方はWebexの利用がおすすめです。
ただし、Webex Eventsの参加上限人数が3,000名ですので、Zoomビデオウェビナーの10,000人と比較すると数では劣ります。
イベント規模に合わせて利用を検討してみてください。
YouTube（YouTubeライブ）
YouTubeは大規模な講演やセミナー、講義に最適なオンラインツールです。
メリットとしては視聴人数の制限やアプリケーションをインストールする必要がないことが挙げられるでしょう。視聴者はリンクにアクセスするだけで配信の閲覧が可能となり、参加のハードルはとても低くなります。
ただし、視聴者側のコミュニケーション手段がチャットに限られる点に注意してください。
講演やセミナーなどが終了したタイミングで、登壇者がチャットを確認し質問に答える時間を設けるといった運営上の工夫が必要となるでしょう。
StreamYard（ストリームヤード）
StreamYardを利用すれば、多くのライブ配信プラットフォームで同時に配信が可能となります。
YouTubeはもちろん、facebook、Twitch、LinkedInなどが対応しており、同時配信可能なプラットフォームも徐々に拡大中です。
StreamYardでは視聴者ごとに異なる閲覧用サイトのニーズを幅広く捉えることができるため、参加人数の拡大が期待できます。
くわえてテロップやロゴの表示機能にも長けており、話し手が伝えたいことがより訴求されるメリットもあります。
配信で利用した動画はダウンロードが可能ですので、アーカイブとして残しておくこともできます。
実際にStreamYardを使用してオンラインイベントを開催した筑波大学のご担当者さまに、イベントやStreamYardの使用感について詳しくお話を伺いました。
ぜひご参考にしてください！
VR・AR
VRやARを用いれば、イベントの体験価値を大幅に向上させることができるでしょう。
VRとは仮想現実、つまりそこにないものが目の前にあるように見せる技術です。一方のARは拡張現実を意味し、実際の風景のなかにコンピュータで作り上げたバーチャルな視覚情報を追加する技術を指します。
簡単にご説明すると、VRゴーグルを装着して海外へ行った気分になれるのがVR、スマートフォンなどを通して街中を映した際、そこにいるはずのないキャラクターが出現するのがARと考えてください。
こうした技術は、キャンパスツアーや施設見学、また学生の製作物の展示などに最適です。実際にその場にいる感覚を醸成することで大学生活を想像したり、施設の利用方法をイメージしやすくなったりします。
また製作物の展示においても、VRやAR技術を用いた方がサイズ感が伝わりやすいというメリットがあるでしょう。
バーチャルコミュニケーションツール
【主なツール】
● Remo(リモ)
● oVice(オヴィス)
● reBako(リバコ) など
バーチャルコミュニケーションツールは、オンライン上に会議室を設定し、限られた人数でコミュニケーションを取ることができるツールです。
進路相談や勉強会、サークル・ゼミ・学部学科の研究発表など、小規模かつ密度の濃い会話をしたい場合に使用を検討してみてください。
ZoomミーティングやWebex Meetingとの違いは、インターネット上に入室できる部屋が表示される点です。
ZoomミーティングやWebex Meetingは送られてきたリンクからアクセスするのが一般的ですが、バーチャルコミュニケーションツールは自分で入室する部屋を探すことができます。またアバターやアイコンを作成することもできるので、キャッチーかつ誰がどこにいるのか一目でわかるのもメリットといえるでしょう。
こうしたツールで作成した空間を1つのイベント会場に見立てることで、参加者全員が柔軟にコミュニケーションを取ることができるのです。
オンラインツールを使う際は参加者に配慮する
オンラインツールは種類によって使い勝手もさまざまですし、人によっては「使い方がわからずイベントに参加できなかった」ということもあるでしょう。
そのため、IT機器に不慣れな方や年配の方へ配慮したイベント作りが肝要です。
たとえば、イベントの開催にあたって参加者がアクセスしやすいツールを選択するのはもちろん、参加方法をマニュアル化して送付したり、事前にツールの使い方を学べる場を設けたりしましょう。
青山学院校友会大学部会では、オンラインイベントの開催に先駆けて「オンライン練習会」を実施しています。
参加者の不安を取り除き、イベントへの参加率を向上できる取り組みですね！
【教育学科同窓会】６月27日（日）14時より、総会・講演会をオンライン（zoom等）で予定。これに先駆けて、オンライン環境に慣れていただくための練習会を実施します?️https://t.co/T3K9fjl6wL pic.twitter.com/TfpwBLTJ9k
— 青山学院校友会大学部会 AGU Alumni (@daigakubukaipr) April 27, 2021
まとめ
リアルなイベントの実施が難しい状況下でも、オンラインツールを使うことでコミュニケーションを生み出すことは可能です。
また、こうしたツールは今後ますます社会に浸透していくことでしょう。
そうしたときにリアルなイベントとうまく組み合わせることで、イベント運営の効率化が図れたり来場者の満足度が向上したりするはずです。
今後オンラインイベントを実施予定のご担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。
笑屋株式会社では、ホームカミングデーを始めとするさまざまな大学さまのイベントの企画から運営まで、対面形式・オンライン形式の両側面からご支援します。
イベントに関するあらゆるリクエスト、お悩みにご対応いたします。ぜひお気軽にご相談ください。
