同窓会/総会

同窓会/総会のオンライン開催における課題

1. ツール操作がわからない

ツールの使い方が分からない方向けに、マニュアル作成や当日サポート窓口の設置が発生して運営が大変。

2. 企画ノウハウがない

オンライン開催のノウハウがないため、オンラインでも楽しめる企画がわからない。

3. 準備する時間が取れない

オンライン開催は意外と準備に手間がかかり、日々の忙しい中で作業時間を確保することが困難。

主なサポート内容

年間500件以上の同窓会開催実績と、これまでのオンラインイベント開催ノウハウを活かし、オンラインだからこそ参加者が楽しめる企画を幹事様と一緒に企画し、当日運営までサポートします。

その他サポート内容

● 会場手配
● 出欠管理
● 案内状発送
● 特設サイト開設 
● 進行スライド作成(式次第・開催前蓋画・各種スライド)
● 機材手配
● 音声環境セット(マイク・スピーカーなど)
● 動画撮影・編集・配信
● 追加リハーサル
● カスタマーサポート窓口設置
● ファシリテーター手配
● 2次会までのサポート
● 当日映像の再編集 など

ご予算に応じてカスタマイズしてサービスをご提供します。

当日までの流れ

1

契約

お申し込みいただいた後、担当のディレクターがついてサポートします。

2

打ち合わせ

初回お打ち合わせを実施し、ディレクターと企画やスケジュールを決めていきます。

3

当日前確認

マニュアルや制作物を幹事様にご確認いただき、参加者に共有します。

4

リハーサル

配信環境や機材を確認するため、リハーサルを行います。

5

当日

当日は司会や挨拶など、幹事として参加いただきます。

事例

よくある質問

Q. 幹事や理事・役員は何をすればよいですか?

A. 幹事・理事・役員の皆様にお願いしたいのは下記3点のみです。
● ディレクターから納品確認をされたマニュアルなどの制作物の確認をしていただくこと
● 当日配信拠点で参加していただくこと
● 出欠管理をしていただくこと(オプションで対応も可能)

Q. 開催までの準備期間はどのくらいですか?

A. 通常の準備期間は3ヶ月、場合によっては最短1ヵ月で開催可能です。
開催規模にもよりますが、3ヶ月ほどのお時間をいただくのが一般的です。
もちろん、お声がけや周知を考えるとより長い期間の準備をしていくことも可能ですが、逆に当日のサポートやオンラインの部分だけを依頼される場合には、1ヵ月ほどで進めることも可能です。

Q. 本当に年配の同窓生も参加できますか?

A. どなたでも参加できるように、分かりやすいマニュアルの作成や参加前チェックリストをご用意しています。
オプションではありますが、カスタマーサポート窓口を用意することも可能です。

Q. 支払いのタイミングはいつですか?

A. 開催終了後にお振り込みとなります。
開催終了後にまとめて当社指定の口座にお振り込みいただきます。
なお、参加者からの会費徴収システムについては、出欠管理とセットでご提供することが可能です。

Q. どの地域でも開催できますか?

A. 日本全国で開催可能です。
配信環境が整った場所であれば、日本全国どこを配信拠点にしていただけます。

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