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校友会報誌のデジタル化・費用削減の方法と事例を解説! 2021年度の会報誌統計データもご紹介

 

校友会が毎年発行する校友会報誌は、卒業生に対して大学の情報を提供し、卒業後も母校との接点を生み出す役目を担う重要なコミュニケーションツールです。

一方で、「校友会報誌に掲載するコンテンツが思いつかない」「制作費や郵送費に莫大な費用がかかっている」といった課題を抱えている会報誌制作関係者は多いのではないでしょうか。

今回は各大学の校友会報誌の発行状況から掲載内容費用削減のためのデジタル化に対する取り組みなどをご紹介します。

 

 

校友会報誌とは?

会報誌とは、特定の会員に向けた情報を集めた媒体を指します。

すなわち校友会報誌は、大学の卒業生向けの情報が集まった会報誌であり、「研究成果」「部活動の成績」「学生・卒業生の紹介」といった内容で構成されることが多いです。

大学の活動を掲載することで、卒業生との接点を持ち続け、大学への愛着を育てていく役目を担う重要なツールといえるでしょう。

詳しくは下記の記事をご覧ください。

 

各大学の2021年度校友会報誌発行状況データを公開!

それでは、各大学の2021年度校友会報誌の発行状況や、発行形式、公開方法に関するデータを見ていきましょう。

※調査対象:学生数5,000人以上の国公立・私立大学154校が発行した2021年度校友会報誌153部
※校友会(同窓会)支部が発行したものは含めず、全学同窓会や大学が卒業生向けに発行した会報誌に限定して調査

 

発行頻度

各大学の校友会報誌の発行頻度データをみると、半分以上の大学が年1〜2回程度発行していることがわかります。

一方で、年6回・年10回も発行している大学もあり、大学によって会報誌の運用方法は大きく異なっているといえるでしょう。

 

発行形式

発行形式には雑誌型と新聞型の2つがあります。

雑誌型とは、装丁が施され、さながら市販の雑誌のような作りの会報誌を指し、一方の新聞型とは、毎日の情報を収集するうえで馴染みのある新聞と同じ形式で作成された会報誌のことを指します。

中身のデザインは各会報誌によって異なりますが、雑誌型を採用している大学が多いと分かりました。

 

公開方法

紙媒体での発行のほか、Webへの公開方法には下記のようなパターンがありました。

WEB PDF (全見せ)
会報誌をPDF化し、記事の内容をすべて公開する形式。
PDFなので基本的に1ページごとにスクロールしながら読む。

WEBカタログ
実際にカタログのページをめくっているような感覚で読むことができる。
PDFではないため、目次をクリックすることでそのページまで飛ぶことができるなど、情報への導線設計も柔軟に行えるのも特徴。

WEBチラ見せ
PDF、カタログの形式で、会報誌の内容の一部をWebサイト上で公開している形式。
すべての内容が見られないため、「他のページも見たい」と思わせることで、紙媒体など他の媒体へ誘導することができる。

WEB非公開
Webに会報誌を掲載・公開しないケース。この場合は紙媒体のみの発行となる。

 

企画 / コンテンツ

多くの大学では「校友会・支部活動紹介」「イベント報告・告知」が校友会報誌の企画コンテンツとして取り上げられることが多いです。

校友会がどのようなことをしているのかを報告する場所は限られているため、必然的に会報誌がその役目を担うこととなり、会報誌のメインコンテンツといえるでしょう。

一方、「クイズ企画」や「マンガ・小説企画」「グルメ企画」「周辺施設・街や地域紹介」といった独自の企画を実施している大学もありました。
「内容がいつも同じになっている」という課題を持つ大学にとって、このような企画コンテンツも参考になるのではないでしょうか。

 

各大学のユーモア企画をご紹介!

ここからは各大学独自のユーモアのある企画やおもしろコンテンツをご紹介します。

「企画の内容がマンネリ化している」とお悩みの方は、ぜひ他大学のコンテンツを参考にしてみましょう!

 

校友会学生幹事紹介

山形大学校友会

校友会会報 No.19
P4「校友会学生幹事コーナー『学生幹事が考えるコロナ禍』」

山形大学校友会の会報誌では、学生幹事に対してコロナ渦における想いを引き出す質問を投げかけ、その回答を掲載しています。

学生がまさに今何を考えているのかが温度感を持って伝わる良質なコンテンツといえるでしょう。

 

広島大学校友会

校友会だより 第31号
P9-10「広島大学校友会学生チーム『地域を巡る』」

広島大学校友会では、大学とゆかりのある地域を学生幹事が巡る記事を掲載。

大学と周辺地域は切っても切り離せない関係です。学生目線でピックアップすることで、新たな街の魅力を見つけ出すこともできますし、大学と地域の関係性をより良いものにする効果も期待できるでしょう。

 

校友会学生幹事が存在する大学は少なくありませんが、その学生幹事の取り組みを特集した企画はあまり多くありません。

このように学生視点のコンテンツを織り込むことで、これまで学生幹事の活躍を紹介することがなかった会報誌の読者に対して、興味関心を促すことができるでしょう。

 

卒業生紹介を独自の方法で掲載している企画

ここからは卒業生紹介を独自の方法で実施し、掲載している各大学校友会報誌の企画をご紹介します。

 

大阪学院大学校友会

校友会会報 Leap vol.38
P7-8「卒業生のお仕事に1日密着!」

大阪学院大学校友会では、校友会や同窓会を陰で支える役員の普段の仕事・日常について紹介しています。

卒業生がどのような活躍をしているのかはもちろん、その方が従事している職業に対する知識も深めることができます。

 

近畿大学校友会

近畿大学校友会報 vol.57
P14-15「ベンチャー起業家×学生起業家 対談」「社長×社員 座談会」

近畿大学校友会の企画では、卒業生・在学生それぞれの起業家の対談と、卒業生の社長と社員による座談会が行われました。

起業家同士の対談企画は、母校の卒業生や後輩の活躍によって自分のキャリアを考えるよいきっかけとなるでしょう。
また、卒業生の社長と社員の座談会企画では、母校の結束力や社会に出てからのつながりを効果的に表現しています。

 

日本福祉大学同窓会

日本福祉大学同窓会会報 No.127
P13-15「同窓生リレーずいそう」

日本福祉大学同窓会の会報誌で実施されている「同窓生リレーずいそう」は、卒業生がリレー形式で近況報告をしたり、大学時代の思い出を記載しています。

また、次回は誰を特集するのか予告しているのもポイントです。

特集される側の卒業生も、当時の友人関係を思い出したり、大学のネットワークを活用する機会になるといったメリットもあるでしょう。

 

校友会報誌のデジタル化がますます加速

以前から校友会報誌のデジタル化に取り組む大学は多くありましたが、コロナ渦をきっかけにデジタル化にくわえ、「発行数・郵送費の削減」に取り組む大学が徐々に増え始めています

紙媒体を完全にやめデジタル版の拡充を行ったり、紙媒体の発行は行うものの希望者だけに郵送するといったケースです。

ここからは、会報誌制作の効率化や郵送費・制作費の削減に取り組む大学の事例をご紹介いたします。

 

会報誌の制作を効率化した事例

卒業生の方々を中心に発行していた会報誌『東大校友会ニュース』は2021年3月No.40をもって体裁を変え、2021年9月No.41から広報誌「淡青」と融合した形でお届けしています。

東大校友会ニュースWebサイト より抜粋

東京大学校友会では、大学が発行する広報誌と、校友会が発行する校友会報を統合させることで、会報誌制作の効率化を図りました。

媒体が複数ある場合は、1つにまとめることでコンテンツの企画を検討する時間を増やしたり、経費の削減を行ったりするメリットがあります。

 

郵送費と制作費の削減に取り組む事例

これまで年2回発行していました会誌は、配信の方法を順次ホームページに移行して紙媒体での提供を減らしていきます。
けれど、皆様の中には、会誌を送ってほしいと要望される方もいらっしゃいますので、ご希望される方は、下記あてに必要事項をお書きいただき「友電会事務局会誌発送係」へご連絡ください。

ゆうでんかい No.134 P28「お知らせ」欄より抜粋

毎年皆様にお届けしております「同窓会 会報」ですが、今年からデジタルメディア版の配信を開始いたしました。冊子版の会報については、次年度からはご希望の方のみに郵送させていただくことになりました。

名古屋学院大学同窓会会報 Vol.33 P1より抜粋

大阪電気通信大学の同窓会組織「友電会」では、ホームページ上に会報誌を掲載し、紙媒体の発行を順次減らしていくことを発表しました。
紙媒体の発行を一度に停止するのではなく、希望者には郵送を行っています。

また、名古屋学院大学同窓会でも同様に、同窓会会報のデジタルメディア版を配信し、紙媒体の冊子に関しては希望者のみに郵送する形としました。

デジタル化に注力していくことで郵送費はもちろんのこと、デザイン費や印刷費の大幅な削減にもつながります。

 

校友会Webサイトの活性化を目的に、紙媒体の発行を完全停止した事例

同窓会報は第38号(2020年2月発行)をもって紙面の発行を停止しました。2017年4月に学内ホームページがリニューアルされ、学内の最新情報が随時更新されるようになったことから、同窓会ページをより活用するための措置です。それに伴い、現在、同窓会報の郵送は行っていません。これまで発行した同窓会報は「過去の同窓会報」よりご覧いただけます。

東北福祉大学同窓会Webサイト より抜粋

東北福祉大学同窓会では、2020年2月時点で紙媒体の発行を停止し、現在同窓会報の郵送を行っていません。

校友会Webサイトをより活用してもらうことを狙っての措置ではありますが、アーカイブで過去の同窓会報を見られるようにしたり、随時更新できるように体制を整備したりといった、事前の準備が大切となるでしょう。

 

校友会報誌の制作にはマーケティングやSEOの観点を取り入れよう!

デジタル化に舵を切るといっても、校友会報誌をPDF化してそのままサイト上に掲載するだけでは不十分です。

マーケティングやSEOの観点からいえば、情報を欲している層にきちんと届けるような工夫が必要といえます。

ここからはデジタル版配信の現状と、校友会報誌へよりアクセスしてもらう方法をご紹介します。

 

多くの校友会報誌はPDFにしてサイトへ掲載するだけになっている

会報誌のデジタル化といっても、PDF化してWebサイトに掲載している大学や校友会がほとんどです。

PDFはPCで閲覧するには問題ありませんが、現在、多くの人はスマートフォンで情報を取得します。

PDFのように長いテキストコンテンツはスマートフォンでは読みにくいですし、大半の大学や校友会では、スマートフォンでの会報誌閲覧を想定したサイト設計になっているとは言えません。

この状態ではせっかく面白いコンテンツを作成しても、最後まで読まれずに離脱してしまう可能性が高まってしまいます。

 

会報誌からコンテンツ内容を切り離して配信する

PDF化した会報誌をサイトに掲載して終わりというやり方ではなく、中身のコンテンツを切り離して配信した方が、情報は意図した相手に届きやすくなります

たとえば、近畿大学校友会報ではインタビューコンテンツを「Kindai Picks」というオウンドメディアにも掲載しており、取材した卒業生によってシェアされたり、ネットニュースに取り上げられたりするといった成果をあげました。

会報誌だけで一度にすべての情報を伝える必要はなく、掲載しているコンテンツは企画やテーマによっては会報誌から切り離してWebへ配信することで、SNSで流通しやすく、SEOの観点でも中長期での流入が期待できるのです。

 

まとめ

莫大な費用をかけてせっかく校友会報誌を作ったのにもかかわらず、住所不明で届かなかったり、若い人は読みもせずにすぐ捨ててしまったりする場合もあります。

そのような状況のまま会報誌の運用を続けるのは大変もったいないことです。

しかし、紙の発行を毎年楽しみにしている層がいることも事実。紙媒体は希望する方へ届け、デジタル化・部数削減で制作費を抑えることを目指しましょう。

1)紙媒体の発行を停止して、電子媒体として配信
2)紙媒体と並行して、同じ内容(または一部の内容)を電子媒体で配信
3)紙媒体を希望者のみへの郵送に切り替え、デジタル版をメインに配信

など、会報誌にかかる費用を削減する方法は多くあります。

どういった方法が最適であるかは、ターゲット層や内容、テーマなどによっても変わってきますので、自分たちの大学・校友会にとって最適な会報誌運用方法を模索しましょう。

 

Alumni-Social Labでは、校友会・同窓会運営に関するさまざまなリクエスト、お悩みにご対応いたします。

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