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二度目のハイブリッド型ホームカミングデー開催で視聴数1位を獲得。部署間の協力関係にも注目

コロナ禍において、大学のホームカミングデーは開催形式の変化を求められてきました。

完全オンラインで実施するケースや延期、中止の選択もある中で、広島大学では2年連続で現地開催とオンライン配信を両立した「ハイブリッド型」での開催を成功させました。
それだけではなく、2021年度、各大学が開催したホームカミングデーの中でオンライン配信のアーカイブ視聴数1位を達成しています。

広島大学がここまでの実績を収めるまでに行なってきた、日々の学内での連携やSNSの活用、2020年度の開催を活かした、2021年度のハイブリッド型ホームカミングデー開催に向けた取り組みについて、広島大学基金室 校友会担当の木本 大樹さまにお話をうかがいました。

広島大学 基金室 校友会担当 木本 大樹さま
平成15年に広島大学経済学部を卒業後、平成18年に広島大学に入職。財務やIRなどの部門を経て、令和元年10月より現職。
自身も含め、卒業生と母校のより良い関係とは何かについて日々模索している。

2年連続でのハイブリッド型ホームカミングデー

ーー2020年度、2021年度と新型コロナウイルスが流行している中、ホームカミングデーをハイブリッド型で開催した経緯について教えてください。 

本学ではホームカミングデーを卒業生や元教職員などを招待して歓待するとともに、在学生、教職員はもとより、近隣住民の方々にもご参加いただき、キャンパス内で実際に顔を合わせることで大いに交流・情報交換をしていただく大切な機会と捉えています。

もちろん、国や自治体の要請や大学の行動指針により開催が不可能な場合は仕方ありませんが、そうではなく現地で開催できる可能性が少しでもあるならば、知恵を絞り可能な限り現地開催の実施に向けた努力をしていくのが本学の基本スタンスです。

2020年及び2021年の11月は比較的新型コロナウイルスの流行が落ち着いていた時期でもあり、万全な感染対策のもと、現地開催を実施することができました。

もともとオンライン開催については、コロナ禍での現地開催中止の場合の代替策として2020年度から開始した経緯があります。

しかし、コロナ禍に関わらず、遠方にお住まいであったり、ライフイベントの過程で来学が難しかったりする方にも、本学での懐かしい思い出を振り返り、さらには本学の現在の姿を知っていただく貴重な機会であると捉え、新たなコミュニケーションツールとして今後も実施していくことを想定しています。

ーーなるほど。遠方の方向けにオンラインの部分をしっかりと準備しつつ、現地開催と両立という形なのですね。
企画の面では、貴学は多くの学部を巻き込んだものをホームカミングデー内で行っていらっしゃると思いますが、その調整はどのようにされていますか?

例年、夏頃に今年度の企画内容について各学部・研究科等に照会を行い、企画書の提出をしてもらっています。校友会ではその企画書に基づいて、実施経費の一部補助や校友会の広報誌である「校友会だより」9月号の紙面上で企画内容の掲載を行っています。

この部局との協力関係は、校友会設立当初からのものです。

広島大学校友会だより9月号に掲載の各学部・研究科企画一覧

また、最近の気運として全学的な理事室と呼ばれる学術部門、社会連携部門などと協力し、ホームカミングデーを通して全学的な取り組みを紹介していこうという動きもあります

ーー情報発信の機会として学内に受け入れられている状態が素晴らしいと感じました!
ハイブリッド型で開催したことによる、視聴者や参加者からの反応はどのようなものがありましたか?

参加いただいた方々に実施したアンケートによると、現地開催参加者からは、「コロナ禍でも感染対策をとりながら現地開催していただきありがとうございます。」「子供が在学しているので初めて来校したが、キャンパスや校舎内の見学ができてよかった」「生の講演や演奏会を聴講できる機会が減っている中、貴重な体験をさせてもらった」といった声をいただきました。

オンライン開催参加者からは、「YouTubeでセレモニーを動画公開してもらえたので、遠隔地からも母校の様子を知ることができてよかった」「イベントの概要をホームページ上で知ることができてよかった」などの声をいただいております。

ーー在校生の皆さまからはどのような感想がありましたか?

「コロナ禍において行動制限がある中で、仲間たちと共に企画を作り上げていくことができて、大学生らしい体験ができた」といった声や、率直に「楽しかった」という声もありました。

 

オンライン開催と現地開催、それぞれの立ち位置

ーー2020年度もハイブリッド型で開催していらっしゃったと思いますが、開催した上での課題と、それに対して2021年度で変えたポイントはどこにありましたか?

2020年度はコロナ禍での初めてのホームカミングデーでしたが、あくまで万全の感染対策のもと現地開催を例年通り行えるようにすることを第一目標とし、オンラインについては現地開催の補完という位置づけで準備をいたしました。

結果として、無事に現地開催を行うことができましたが、やはりコロナの影響と雨天だったこともあり、来場人数は過去最少という結果となってしまいました。
オンラインについても、初めての取り組みということもあり構成内容やサイト公開のタイミング等、全般的に急ごしらえになった部分はありましたね……。

そこで、2021年度は全体的な方向性として、現地開催については主に中国地方・県内在住の卒業生、現役の教職員、大学の立地する東広島市民の方などをメインターゲットに設定。一方でオンラインについては、特設サイトを設置することでイベント内容の充実、開催当日に向けた参加機運の醸成をはかるとともに、遠方の卒業生のオンラインでの参加を促すものにしていくという方針のもと、企画や広報準備を進めました。

また、ホームカミングデー特設サイト上に、物産展やお子様も楽しめる体験型イベントなどの当日イベントを記載した上で、SNSや広報誌を通して特設サイトの閲覧を促し、現地開催の参加に興味をもっていただくことに努めました。
さらに、東広島市民の方々にご来場いただくために、市民向けフリーペーパーへのチラシの折り込み(約6万部)なども初めて行いました。

オンライン開催については、早めの特設サイト公開を目指して夏頃からWeb業者さんを入れて準備を進め、今年度初めてのオープニングセレモニーを全編当日リアルタイム配信するとともに、開催後のアーカイブ(見逃し)配信も行いました。

ーー開催前から開催後まで、戦略的に広報・準備を進めていったのですね! ちなみに、今年度の現地開催は何名ほどの方が来場したのでしょうか?

2000部作成したパンフレットを全て配布し終えたので、参加者のご家族さまを合わせれば数千人にはなるかと思います。

ーー現地開催だけでも非常に多い動員数ですね!
2021年度弊社調べのホームカミングデーにおいて、YouTube配信した映像が全国で視聴数1位となっておりますが、その要因についてはどのように分析されていますか?

明確には分からない部分もありますが、著名人の方(今年度はノンフィクション作家で本学OGの堀川惠子さんと、産婦人科医・タレントの丸田佳奈さん)による講演・特別対談のリアルタイム並びに開催後のアーカイブ配信の実施や、大学公式SNS、郵便物等広報媒体を活用したYouTube配信の告知などが再生回数の伸びにつながったのではないかと考えております。

 

広報グループと同じミッションのもと、情報発信に取り組む

ーー広報グループの所有されているSNSアカウントにて情報発信を行っていますが、各部署との調整などで大変なことなどはありますか?

基金室という部署はお金を集めるのも仕事ですが、ステークホルダーの方々の大学に対する愛校心・ロイヤリティの向上を目的とする点で広報グループと密接なつながりがある部署のため、イベント時には相互に連携して動いています

本学では学内のイベント実施や広報誌の作成など、日々の業務を通じて相互に連携・信頼関係を構築するように努めているので、特に調整の面で大変なことはありません。広報グループ所有のアカウントを使用した配信・情報発信についても共通のミッション・業務の一部であるという認識です。

ーー基金室と広報グループの双方が「愛校心の向上」という1つの目的のために、深い信頼関係のもと、日々イベントや情報発信に取り組まれているのですね。

そうなんです。広報グループには情報発信専門の職員もおり、私の担当である校友会学生チームと共に進めた、学生たちへ50円で朝食を提供するクラウドファンディングのプロジェクトについても、広報グループから掲載したいと言っていただき、記事まで作成していただきました。

外部へ発信していこうとする気持ちがとても強く、アクティブに情報を収集してくれるのでとても頼もしい存在です。

ーー貴学のSNSアカウント(特にYouTubeアカウントは学生数3,000名以上の大学において、現在7位となっています)は他大学に比べても多くの登録数やフォロワー数を獲得しています。登録数やフォロワー数を増やすために、心がけていることや工夫していることなどはありますか?

広報グループがSNS運用において気を付けていることは主に3点です。

入学式、卒業式、ホームカミングデーなど大きなイベントは必ず投稿すること。
行事などのお知らせだけにならないように、今の大学の小さな出来事も投稿すること。
あとは季節感やその時期の学内の雰囲気が伝わるような投稿をする、といった点を意識したうえで、あくまでも奇抜な内容とならないように注意しています。

 

2022年度に向けて、さらに満足度の高いホームカミングデーに

ーーさいごに、2021年度ホームカミングデー開催後にあがった改善点と、2022年度以降の展望についてお聞かせください。

そうですね。万全の感染対策を講じての現地開催と、現地に足を運べなくても参加できるオンライン開催を組み合わせたハイブリッド型のホームカミングデーは、今後も本学のスタンダードになっていくと思います。

2年間のハイブリッド開催で一定程度のノウハウの蓄積はできましたが、一方で取り組むべき課題もまだまだたくさんあると考えております。

現地開催では、英語での案内表示対応や子供連れの方への配慮(授乳室やおむつ替えスペースの確保)など、来場者の快適な参加を実現するための準備も今後さらに進めていく必要があります。
オンライン開催についても、大学側からの発信だけではなく、視聴者参加型の企画も準備し、より双方向のものになっていければと考えております。あと、各学部同窓会を通じての卒業生への情報発信も強化したいですね。

2年間の反省や得られたノウハウを活かし、今後はさらに参加者の満足度が高くなるようなイベントへとつくりあげていきたいです。

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