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全国の保護者に向けたWEB父母懇談会の挑戦。サイト訪問者への創意工夫

 

新型コロナウイルス収束の見通しがまだまだ立たない中、成城大学はオンラインにて2021年度「WEB父母懇談会」を開催しました。

初めての試みとなったオンラインを活用した父母懇談会。開催に向けていかなる創意工夫を重ね、どのような困難を乗り越えてきたのでしょうか。
2021年度WEB父母懇談会開催を通して見えてきた、オンラインを活用するメリットとは。

WEB父母懇談会の企画内容や舞台裏、笑屋への依頼の経緯など、今後の展望や課題なども踏まえて、成城大学総務課 二川智文さまにお話をうかがいました。

 

成城大学 事務局総務課 主任 二川 智文さま
2005年4月に学校法人成城学園に入職。財務部会計課、教務部教務課を経て、2015年7月より現職。

 

伝統ある父母懇談会。オンラインでの開催を決意

――2021年度の父母懇談会を中止ではなくオンラインでの開催に踏み切った理由について、2020年の状況とともにお聞かせください。

本学の父母懇談会は、1999年から20年間の開催実績のある恒例行事です。毎年多くのご父母にご参加いただき、ご好評いただいていましたが、2020年度はコロナ禍でやむなく中止となってしまいました。

2年連続での中止だけはなんとか避けたいという状況の中で、確実に開催できる方法を学内で検討し、オンラインでの開催に踏み切りました。

 

――オンラインで父母懇談会を実施することに抵抗感やセキュリティ面で心配される大学もいらっしゃいますが、そういった学内での反対意見などはありましたか?

学内からのオンラインに対する反対の意見や不安視する声は、本学ではあまりありませんでした。

2021年度は何がなんでも父母懇談会を実施したいという思いが教職員一同ありましたし、他大学でオンラインでの実施事例もあったので、本学も「それを参考にしながら行えるのでは」と賛同する意見が多かったです。

また、Zoom等を利用しテレビ会議を行うなどオンラインツールが学内に定着しつつあったことも、理解を得られた要因の1つかと思います。

 

日本全国から多くの父母が参加。特設サイトへの創意工夫

――貴学は父母懇談会特設サイトの開設や、YouTubeでの動画配信を行いました。
特設サイトへの訪問者数が非常に多く、離脱率も低かったとのことですが、特設サイトやYouTubeをはじめとした各コンテンツを制作する上で工夫されたことはありましたか?

「できるだけ簡潔でわかりやすく」という点を意識していました。

サイト訪問者の目的や年齢層を考慮した結果、「文字フォントはデザイン性よりも見慣れたもの」「どこに何があるのか一目瞭然でシンプルなサイト構成」にすることを重視しました。

一方で、シンプルな分、新鮮味に欠けてしまう点は、メインビジュアルを動画にすることで補いました。

メインビジュアル動画の一部

 

コンテンツの一部分を複数組み合わせたメインビジュアルはデザインにインパクトを加えると同時に各コンテンツの印象付けにもなり、結果として低い離脱率に繋げられたのではと考えています。

 

――父母懇談会のオンライン開催におけるメリットはどのような点だと感じましたか?
今までの対面型父母懇談会と比べ、解消できた課題などがありましたらお聞かせください。

一番のメリットだと感じたのは、場所や時間に関係なくご参加いただける点です

例年、「遠方に住んでいるため参加が難しい」「時間の都合がつかなくて参加できない」という方も多く、ご父母にご来校いただける開催日程等の検討が課題でしたが、オンデマンド開催により解決できたと感じています。

数値で見ても、首都圏外からのサイト訪問者数は例年の約3倍にまで増加し、北海道から沖縄まで、日本全国のご父母の方にご参加いただけました。
首都圏外からの参加率は約30%と、関東の参加率の約20%を大きく上回りました。

特に、北海道や中国・四国・近畿・九州地方など、例年ほとんど参加のない遠方の地域から多数ご参加いただきました。
ご子息・ご子女と離れて不安を感じているご父母からのニーズに応えられた結果だと感じています。

 

――ちなみに、具体的なアクセス数はどのくらいだったのでしょうか?

約1,100人の方に視聴していただけました。

学生の在籍数が約5,400名なので、だいたい5家族あたり1家族にご覧いただけたのではないでしょうか。

 

オンライン開催の舞台裏。見えてきた課題、反省点

――WEB父母懇談会を実施していくに際して、準備で大変だった点や苦労したことはありましたか?

「簡潔でわかりやすい」サイトデザインの構築に苦労しました。

構成がシンプルな分、文字の大きさや配置等を視覚的に見やすいバランスにしていくことが難しく、サイトを細部まで調整する必要がありました。
シンプルなものほど作りこみの難易度は高くなるんだなと実感しましたね。

WEB父母懇談会 特設サイト

 

また、ご父母へのサイト情報の伝達手段にも苦慮しました。

今回の父母懇談会は在学生ご父母への限定公開としたため、サイトのURLやパスワードといった情報を周知する必要がありました。
EメールやSMSでの配信も検討しましたが、最終的にはコストはかさみますが紙ベースで全てのご父母の方に郵送する形としました。

 

――開催後の反省点があればお聞かせください。

反省点は主に2点あります。

1点目はスケジュールの見直しです。
今回は、昨年7月末から8月初旬ごろに笑屋さんにご相談し、9月に撮影、収録、編集、その翌月10月にサイトをオープンするという流れでしたが、特に収録後~編集・確認作業に要する時間の見込みが甘く、終盤は非常に短期間で進めざるを得なくなってしまいました。

2022年度は3〜4ヶ月ほどのスパンで余裕をもった準備を行い、より質の高いコンテンツを作っていきたいです。

 

――余裕のあるスケジュール感は大切ですね。2点目の反省点についてはいかがでしょうか?

ご父母の声を聴く機会について事前にもっと検討しておくべきでした。

今回サイト上に「オンライン質問箱」を設けたのですが、非常に利用率が低かったです。大学側が受動的ではなかなか意見をいただけない、かといってサイトに来る度にアンケートをお願いするのは視聴の妨げにもなる……。

バランスが難しいですが、次回はぜひ利用者から率直な意見をいただける仕組みを検討したいです。

 

――なるほど。良い・悪いといった具体的な意見はほしいですよね。

そうですね。就職活動に関する動画の視聴数が1番多かったので、それがご父母の知りたい情報だったということは数値上わかりましたが、今回の開催方法や各コンテンツに対して、「何が良くて、何が悪かったのか」といった具体的なご意見を今後の運営のためにもいただきたかったと思っています。

 

笑屋との連携、今後への期待

――2021年度WEB父母懇談会を笑屋に依頼して良かった点についてお聞かせください。

初めての試みということで不安の多い中、笑屋さんの提案力や対応の速さに助けていただきました。

例えばサイトデザインに関する「施設の写真ではなく他のものを使って新鮮味を出したい」といったアバウトな要望や、取り直しのできない収録済みの動画について「スライドの一部を修正してほしい」など困難な要望に対しても、適切に、迅速に対応していただきました。

「一緒に良いものを作っていこう」という前向きな姿勢が嬉しかったです。

シンプルなサイト構成の作りこみに苦労した際も、細かい調整に快く対応してくださりとても感謝しています。

 

ーー今後期待することなどありましたらお聞かせいただきたいです。

今回使ったWordPressでは、細やかなデザインの調整に限界があると感じたので、次回はより自由度の高いツールを導入いただくなど、サイト構築のカスタマイズ性の向上に期待しています。

 

2022年度以降の父母懇談会への思い

――さいごに、2022年度以降に新たにやってみたいことなど、成城大学父母懇談会の展望についてお聞かせください。

次年度の父母懇談会は、できれば対面型で行いたいというのが正直な思いです。

今回、各コンテンツで良いものをお届けできたとは思っていますが、穏やかな学生達、個性豊かで熱心な教員、閑静な成城の町のワンキャンパス……。そういった全てを複合し、本学に流れる洗練された雰囲気といいますか、そういう実際に触れないと感じられない部分にこそ、本学の魅力が溢れていると思っているからです。

ですが一方で、より多くの方へ情報をお届けできるオンラインのメリットはやはり大きく、また、個別相談の遠隔実施や、時間の重複により参加不可能なイベントの視聴等、更なる可能性も感じています

今後のコロナウイルス感染拡大の状況を見据えつつ、真にご父母のニーズに応えていける方法は何か、幅広く探っていきたいと思います。

 

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